Coronavirus : Comment travailler chez soi efficacement pendant le confinement ?

Télétravailler chez soi durant le confinement n’est pas chose simple. Il est difficile de se motiver et d’être efficace ! On fait plusieurs pauses, et on se dit « zut, je n’ai pas été très efficace »et on culpabilise… On a été habitué depuis notre petite enfance, à ce que je qualifierais « d’hétéro-discipline ». Dès notre plus jeune âge, les enseignants nous dictaient ce qu’il fallait faire comme devoir. Nous n’avions pas toujours la motivation de travailler pourtant nous le faisions. Ainsi, lorsqu’une quelconque « autorité » nous prescrit une tâche à faire, nous lui obéissons. Curieusement, lorsqu’il s’agit de se fixer soi-même une tâche à faire, nous sommes moins disciplinés. 

femme travaillant sur son ordinateur et assise sur son canapé en tailleur

Le télétravail est entré en vogue dans les années 1970. Et ce, depuis la crise pétrolière qui a suscité des inquiétudes concernant la consommation d’essence dans plusieurs régions. Pourtant depuis l’arrivée du Coronavirus dans le monde, travailler chez soi, semble de nouveau s’imposer à nous. Alors, comment faire pour être efficace au travail en période de confinement ? Je vous donne mes 5 grandes clés !

#Clé n°1 : Choisir son environnement de travail.

Choisissez bien votre bureau

Bien que cela puisse paraître surprenant, la taille de notre bureau pourrait influencer notre efficacité au travail. Un grand chercheur du nom de Greenberg, a mené une étude dans une compagnie d’assurances. Dans cette compagnie, les assureurs avaient de grands bureaux. A l’inverse, les stagiaires avaient des petits bureaux.

bureau de travaille avec un ordinateur, des plantes,  un café, et un agenda

Pour mener à bien son étude, Greenberg a donné aux assureurs des petits bureaux, et aux stagiaires des grands bureaux. Lors des deux semaines d’expériences, les stagiaires ont montré une plus grande efficacité au travail. A l’inverse, les assureurs, ont montré une baisse significative d’efficacité au travail durant plusieurs semaines. Qu’est-ce que cela signifie ?

Ainsi, choisir un bureau plus spacieux que celui qui vous était alloué sur votre lieu de travail, boostera probablement votre efficacité au travail. Toutefois, si vous aviez l’habitude de travailler dans un bureau très spacieux sur votre lieu de travail avant le confinement, évitez les bureaux non-spacieux. Cela réduirait drastiquement votre efficacité ! Si vous le pouvez, choisissez un bureau aussi grand que celui auquel vous étiez habitué sur votre lieu de travail.

Soyez en phase avec votre environnement de travail


Cela vous est déjà arrivé de rester en pyjama toute la journée chez vous ? Repensez à ce que vous avez fait…Il est probable que vous étiez peu motivé à travailler. Vous êtes peut-être resté dans votre lit, à regarder votre téléphone ou quelques séries et films?
Pour éviter cela, habillez-vous comme si vous deviez travailler. A noter que rien ne vous empêche d’être décontracté, tout en ayant une tenue correcte. Une montre peut être un accessoire esthétique pour habiller votre tenue. Il peut s’avérer aussi utile pour gérer votre temps et pour éviter d’être distrait par votre téléphone ! 😉

#Clé n°2 : Fixez vous des buts clairs.

La méthode des escaliers

Bien que cela ne soit pas le cas de tous, il peut sembler impossible de grimper 100 marches pour certaines personnes ! Maintenant, si je vous dis de monter 20 marches d’escaliers (3 fois). Vous faites ensuite une pause de 5 min. Puis, vous montez encore 20 marches (2 fois) avant d’être arrivé. Cela semble déjà beaucoup plus facile ! En résultat, vous aurez monté 200 marches d’escaliers aux totales, en faisant des pauses. 

ampoule sur un tableau, entourée d'un nuage, représente la connaissance

Le principe est le même avec la méthode de l’escalier. Elle consiste à découper vos objectifs en petits buts atteignables. Pour cela, ceux-ci doivent être précis. Ne vous fixez pas par exemple pour objectif, « avancer sur mon rapport « . Ne pas avoir des objectifs clairs, c’est comme naviguer un bateau sans connaître votre destination ! Dans l’exemple précédent, l’objectif  » avancer sur mon rapport » est trop général. Posez-vous la question suivante

  • De façon concrète, par quelles étapes, je vais passer pour atteindre cet objectif ? Au vu de l’exemple, les étapes pourraient être les suivantes:
  1. rédiger un plan de rapport
  2. rédiger 10 premières pages sur 40
  3. trouver un titre pertinent. 

Résultats ? Cela vous donne l’impression de progresser vers votre objectif, ce qui impacte positivement votre motivation et donc votre efficacité ! D’ailleurs, lors de remplissages de questionnaires en ligne, ce même principe est utilisé. Au fur et à mesure que vous remplissez le questionnaire, votre niveau de progression est indiqué. Sans cela, vous auriez probablement l’impression de répondre à un questionnaire sans fin. Et votre motivation chuterait ! Enfin, clarifiez vos objectifs est plus qu’intéressant pour vous. Plusieurs études montrent que cela permet de s’engager dans des actions, et d’être alors plus pro-actif !

Interagir avec les autres quand nécessaire

Pas facile de se fixer des buts clairs, lorsqu’on avait l’habitude de travailler sur son lieu de travail en équipe. Le confinement, nous isole drastiquement de nos collègues (adorés) ! Or, les études montrent que, l’isolement réduit notre efficacité au travail. Par exemple, on ne sait pas toujours où en sont les autres dans la progression de leur travail. On peut alors avoir des difficultés à ajuster notre travail par rapport à ceux de nos collègues.

Effectivement, nous avons naturellement une meilleure connectivité avec les autres en interagissant en face-à-face. Toutefois, le confinement rend cette interaction limitée. Par ailleurs, la recherche nous montre qu’il est bénéfique pour les télétravailleurs d’interagir en ligne. En effet, cela réduirait l’impact négatif de l’isolement sur l’efficacité au travail (Golden TD et al. 2008). En ce sens, privilégiez les groupes en lignes de travail via des plateformes gratuites. Surtout celles qui permettent une communication visuelle ET auditive! 🙂

#Clé n° 3: Écartez toute distraction.

Le confinement nous fait perdre notre cadre habituel. Les nouvelles tentations sont nombreuses lorsque nous travaillons (allumer la télévision, pause cigarette etc.).

fille travaillant sur son ordinateur qui a l'air anxieuse et distraite

Contrôlez la technologie

La nouvelle technologie, particulièrement le portable est l’une des pires sources d’interruption au travail ! On reçoit des messages, des notifications sans arrêt. Souvent, nous devenons alors des pros du multitâche, et nous nous déconcentrons en permanence. Certains spécialistes ont appelé cela « l’Attention Déficit Trait » dans le Time Magazine en janvier 2006. Ce serait un trouble de l’attention. Celui-ci se caractériserait par une incapacité à se fixer des priorités, et une distraction abusive. En conséquence, nous avons souvent l’air occupés ce qui est rassurant. Pour autant, nous ne travaillons pas toujours efficacement !

Pour éviter cela, vous pouvez commencer par désactiver certaines notifications. Particulièrement, celles des réseaux dont vous pouvez vous passer. Sans cette méthode, je n’écrirais très certainement pas cet article aujourd’hui…Vous pouvez laisser votre portable dans un lieu inaccessible temporairement. Et si vous receviez des appels ? S’ils sont urgents, la personne laissera un message ! Message… que vous pourrez consulter lors des pauses par exemple.

Posez le cadre avec votre entourage

Votre entourage peut être source de distraction (votre colocataire, vos enfants, votre conjoint, votre ami(e)). Si ce n’est pas fait, il n’est pas trop tard pour poser le cadre de votre travail avec eux. Il s’agit de réserver votre espace de travail en coopérant avec le(s) personnes de votre entourage. Autrement dit, vous serez constamment interrompu !  Prévoyez ensemble un espace de travail dédié, pour qu’aucun d’entre vous, ne se sente submergé par le matériel de l’autre. Votre entourage et vous-même devriez savoir répondre aux questions suivantes :

  • Où travaillez-vous? (pièces, bureau etc.)
  • Quels sont vos rythmes de travail (horaires)? 

Si vous êtes en colocation ou en famille, vous pouvez déléguer des tâches à des membres de votre famille ou à votre colocataire (certaines tâches ménagères par exemple !). Je m’adresse également aux mères, souvent occupées par leur travail ET par leurs enfants ! Cela contribuera à votre équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle. 

#Clé 4 : planifiez votre journée.

Le mot « planifier » fâche certains adeptes du « spontanée »! Pourtant le fait de s’organiser, peut-être un véritable tampon contre les émotions négatives ! C’est le cas particulièrement en période de crise selon des études (Leger ka et al. 2016).

carnet blanc, bloc-notes avec crayon

La règle utilisée par les plus grands !

La règle des 80/20 est l’une des grandes clés de l’efficacité. Elle est utilisée par de grands entrepreneurs comme Tim Ferris, qui encourage celle-ci dans son livre « la semaine de 4h ». Il explique dans ce livre comment il réussit à travailler 4 h /semaine en se concentrant sur des tâches prioritaires. Impossible vous dites-vous ? Et pourtant si !  En fait, cette méthode consiste à faire 20 % des choses qui nous rapportent 80 % des résultats.

Prenons un exemple. Admettons, vous vous êtes fixé pour objectif, de terminer votre synthèse de 20 pages à rendre pour le lendemain. Or, si au lieu de cela, vous décidez de répondre à des mails, à des SMS qui auraient pu attendre la fin de votre synthèse… Eh bien, vous n’appliquez pas la règle des 80/20. Vous appliquez la règle inverse, que je qualifierais de « 20/80 » que de nombreuses personnes appliquent régulièrement. Vous faites tout simplement 80 % des choses qui vous rapportent 20 % de résultats. Cela vous donne l’impression de perdre votre temps, de brasser de l’air… C’est simple, vous êtes occupé certes, mais peu efficace malheureusement !

Pour être sûre d’être efficace, posez-vous les questions suivantes:

  • Ce que je fais est-il nécessaire à ma progression ? 
  • Est-ce que mes actions sont en faveur de l’objectif que je me suis fixé ? 
  • En faisant cette tâche, aurais-je fait le plus important de mon travail ? 

Prenez donc, une liste de ce que vous avez à faire pour la journée, et numérotez par ordre d’importance les tâches que vous devez faire sur un papier. 
Personnellement, AVANT de travailler, je consulte mon planning numérique. Pour cela, j’utilise préférentiellement des applications suivantes, qui peuvent vous être utile :

  • Le Wunderlist, qui permet de créer différentes rubriques/thématiques et de faire des listes de tâches. Très simple d’utilisation, toutefois, elle ne permet pas de hiérarchiser finement les tâches prioritaires à réaliser. 
  • Le Todolist, permet d’avoir une vision d’ensemble des tâches prévues pour la semaine. Elle permet de hiérarchiser de manière plus fine les tâches prioritaires à réaliser.

Fixez-vous une Deadline 

Sans grand étonnement, les télétravailleurs seraient beaucoup moins susceptibles de travailler selon des horaires réguliers. A croire que plus on a tendance à avoir du temps et plus on le gaspille ! Triste constat mais qu’on ne peut nier... On a déjà tous attendu le dernier moment pour faire une tâche, car on se disait qu’on avait du temps.

Observez, si votre boss vous dit que vous avez jusqu’à 14 h pour rendre un dossier? Vous vous arrangerez probablement pour rédiger celui-ci dans la matinée. Si maintenant, il vous dit que ce rapport est à rendre dans 3 semaines? Vous serez plus sujet à la procrastination, et à reporter ce travail important à plus tard ! Ou vous passerez plus de temps dessus à le « peaufiner » si vous êtes perfectionnistes…  De plus, en plein confinement, les journées nous paraissent plus longues. La tombée tardive de la nuit, ne nous permet toujours pas de voir le temps s’écrouler. Ainsi, vous fixez une limite de temps pour accomplir une tâche, facilitera indéniablement votre efficacité au travail !

Soyez ordonné

Tous les soirs, faites le vide de votre bureau avant de partir. Cela vous aidera aussi à faire le vide dans votre tête. L’idée est de quitter votre travail sereinement pour entrer dans votre vie privée. En effet, pas facile de dissocier vie privée et travail, lorsque notre « chez-soi », deviens notre lieu de travail ! :s Préparez soigneusement tout ce dont vous aurez besoin le lendemain. Réfléchissez 2 secondesCela vous est-il déjà arrivé de devoir travailler, sans savoir ce que vous deviez faire ? Faire cela atteint directement votre motivation! Pourquoi seriez-vous motivé à travailler alors que rien ne vous incite à le faire ? Plus vous avez des freins pour passer à l’action (ex. retrouver un document sous votre tas de paperasses) , plus votre motivation risque d’être au plus bas. Or, vous avez besoin de motivation pour travailler efficacement, dans la durée. 

On ne peut pas travailler efficacement dans un bureau désordonné. L’efficacité au travail ne peut se développer que dans un environnement ordonné et pratique. Alors, tous les soirs, rangez votre bureau avec soin, quittez la pièce en étant fier de vous et de son état !

#Clé n°5 : Récompensez-vous après avoir travailler !

femme à la maison, en train de s'amuser avec un enfant

Garder un équilibre affectif

Bien que, le télétravail puisse être une occasion de travailler à son rythme. La plupart des recherches, soulignent les méfaits de celui-ci sur l’efficacité au travail à cause de l’isolement ! Or, les mesures de confinement nous y obligent. Pourtant, la réalité est que, nous avons tous besoins de combler notre besoin d’appartenance à un groupe. 

Pour les personnes qui sont seules ou qui veulent élargir leur mode de communication, vous pouvez utiliser les audio, vidéoconférence réunion Web. Plusieurs plateformes existent telles que : Skypediscordteam ViewerZoom. De plus, vous pouvez aussi vous inscrire à des groupes Facebook (wanted community). Essayez de garder contact avec votre entourage par le biais de la nouvelle technologie. Pour votre plus grand bien, posez-vous la question suivante :

  •  De quelle personne je n’ai pas eu de nouvelles depuis longtemps, et que j’aimerais contacter ?

Prévoyez des temps morts

Comme lors d’un trajet en voiture, vous ne pouvez pas faire 1000 km, sans risquer de tomber en panne. Cela vous ferait perdre du temps et ce n’est pas ce que vous voudriez… N’est-ce pas ? Pourtant, il est tentant pour les plus acharnés d’entre-nous, de se retrouver absorbé par son travail. Or, vous ne voudriez pas vous vous retrouver épuisé le lendemain, et perdre en efficacité?

Eh bien, faites des pauses avec des activités nécessitant peu d’efforts mentaux afin de reposer votre espritVous êtes d’humeur joviale? Décidez de passer du temps avec les membres de votre famille, vos amis, votre colocataire! Vous êtes plutôt d’humeur calme ? Faites une activité cocooning. Regardez un film, des vidéos, des émissions, lisez!
Vous êtes pleine d’entrain ? Bricolez, cuisinez, dessinez, faites de la couture, tricoter! 🙂

Pour ma part, j’ai décidé de récompenser mon travail assidu d’étudiante en créant ce blog dont je rêvais depuis longtemps… En partie grâce à Olivier Roland, un des plus grands blogueurs français .Cet article participe d’ailleurs à son événement inter-blogueur !

Et vous, que faites-vous pour être efficace au travail durant le confinement ? Cela pourrait être utile à d’autres personnes ! 🙂

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